Een brief waarin staat dat u in een incidentenregister bent opgenomen, kan grote gevolgen hebben. Misschien is uw verzekering opgezegd, wordt een schadeclaim afgewezen of lukt het niet om een nieuwe polis af te sluiten. De vraag wat betekent incidentenregister verzekering gaat daarom niet alleen over een administratieve registratie. Het gaat vooral over uw mogelijkheden om u te verzekeren en over de vraag of de verzekeraar zorgvuldig heeft gehandeld.
Een registratie is niet automatisch terecht omdat een verzekeraar vermoedt dat er iets niet klopt. Er gelden regels voor het verzamelen, gebruiken en delen van gegevens. De feiten van uw dossier, de onderbouwing van de verzekeraar en de duur van de registratie zijn daarbij doorslaggevend.
Wat is een incidentenregister bij verzekering?
Een incidentenregister is een intern register van een financiële instelling, zoals een verzekeraar. Daarin kunnen gegevens worden opgenomen over gebeurtenissen die volgens de verzekeraar aandacht vragen voor de veiligheid en integriteit van de instelling of de financiële sector. Denk aan een vermoeden dat onjuiste informatie is verstrekt bij het aanvragen van een verzekering, een claim die volgens de verzekeraar niet klopt, of een onregelmatigheid rond een betaling.
De term klinkt alsof iedere discussie over een schade meteen tot een registratie kan leiden. Zo werkt het niet. Een verschil van mening over de oorzaak of omvang van schade is op zichzelf geen reden voor opname. Er moet sprake zijn van concrete omstandigheden die een zwaardere verdenking kunnen dragen dan alleen twijfel of een gevoel dat een verhaal niet helemaal overtuigt.
Verzekeraars werken hierbij vaak met het Protocol Incidentenwaarschuwingssysteem Financiële Instellingen. Dat protocol stelt voorwaarden aan registratie en aan eventuele uitwisseling van gegevens. Ook de privacyregels uit de AVG blijven van toepassing.
Incidentenregister, EVR en CIS: drie verschillende begrippen
In correspondentie van een verzekeraar worden deze begrippen soms door elkaar gebruikt. Toch is het verschil voor uw positie essentieel.
Een Incidentenregister is in beginsel het interne register van de verzekeraar zelf. De gegevens zijn dus niet zonder meer zichtbaar voor andere verzekeraars. Wel kan een verzekeraar onder voorwaarden gegevens koppelen aan een extern waarschuwingssysteem.
Het Extern Verwijzingsregister, meestal afgekort tot EVR, is ingrijpender. Een EVR-verwijzing maakt andere aangesloten financiële instellingen duidelijk dat er bij een instelling een dossier bestaat. Zij zien doorgaans niet direct alle feiten uit dat dossier, maar kunnen wel aanleiding hebben om nader onderzoek te doen als u een verzekering of ander financieel product aanvraagt. Dit kan leiden tot afwijzing, aanvullende vragen of hogere drempels bij acceptatie.
Daarnaast bestaat CIS, het Centraal Informatie Systeem. CIS-registraties kunnen betrekking hebben op verschillende verzekeringsgegevens, bijvoorbeeld claims, beëindigingen of eerdere aanvragen. Een CIS-registratie is dus niet per definitie een frauderegistratie en zegt niet automatisch dat u in een incidentenregister of EVR staat. Vraag altijd concreet na wélke registratie is geplaatst, door wie, op welke grond en voor welke periode.
Wanneer mag een verzekeraar registreren?
Een verzekeraar mag niet lichtvaardig registreren. De gevolgen kunnen immers aanzienlijk zijn, vooral wanneer een externe verwijzing andere verzekeraars bereikt. Daarom moet de verzekeraar kunnen uitleggen welke feiten tot de verdenking hebben geleid en waarom registratie noodzakelijk is.
Bij de beoordeling spelen onder meer de volgende vragen een rol: is er voldoende feitelijke onderbouwing, is het doel van de registratie legitiem, is registratie proportioneel en is een minder ingrijpend middel mogelijk? Ook moet worden gekeken naar uw persoonlijke omstandigheden. De gevolgen van een registratie voor een particulier die een noodzakelijke verzekering probeert af te sluiten, kunnen zwaar wegen. Bij een ondernemer kunnen problemen met bedrijfsverzekeringen of financiering eveneens grote praktische gevolgen hebben.
De verzekeraar hoeft niet altijd te wachten op een strafrechtelijke veroordeling. Wel is een losse verdenking onvoldoende. In de rechtspraak wordt vaak getoetst of de beschikbare feiten een zwaardere verdenking rechtvaardigen. Dat is een juridisch onderscheid dat in een concreet dossier veel verschil kan maken.
Ook de duur van de registratie moet passend zijn. Een maximale duur is geen standaardtermijn die zonder motivering mag worden opgelegd. De verzekeraar moet per dossier afwegen welke termijn redelijk is. De aard van de gebeurtenis, de sterkte van het bewijs, de gevolgen voor u en de omstandigheden daarna kunnen daarbij meetellen.
Wat merkt u van een registratie?
Soms ontdekt u een registratie pas wanneer u een nieuwe verzekering aanvraagt. U krijgt dan bijvoorbeeld te horen dat de aanvraag niet kan worden geaccepteerd of dat eerst extra informatie nodig is. In andere gevallen meldt de verzekeraar de registratie in een afwijzingsbrief, een brief over beëindiging van de polis of een reactie op uw klacht.
Een registratie kan gevolgen hebben voor meer dan alleen de verzekering waarover het conflict is ontstaan. Zeker bij een EVR-verwijzing kunnen aanvragen bij andere aangesloten instellingen moeilijker verlopen. Dat betekent niet dat iedere aanvraag automatisch moet worden geweigerd. Iedere verzekeraar maakt een eigen acceptatiebeslissing. In de praktijk kan een registratie echter wel een serieuze belemmering vormen.
Het is ook mogelijk dat de verzekeraar uw polis beëindigt. Of dat juridisch mag, hangt af van de polisvoorwaarden, de reden van beëindiging, de communicatie van de verzekeraar en de omstandigheden van het geval. Een registratie en een opzegging zijn dus twee afzonderlijke beslissingen die beide kritisch kunnen worden beoordeeld.
Vraag eerst om duidelijkheid en uw dossier
Wie vermoedt dat sprake is van een registratie, doet er verstandig aan niet alleen telefonisch om uitleg te vragen. Vraag schriftelijk om inzage in uw persoonsgegevens en om een duidelijke toelichting op de beslissing. U wilt weten in welk register u staat, welke gegevens zijn opgenomen, wat de grondslag is, hoe lang de registratie duurt en of sprake is van een externe verwijzing.
Vraag ook om de stukken waarop de verzekeraar zich baseert. Denk aan onderzoeksrapporten, correspondentie, verklaringen en gegevens die volgens de verzekeraar tegenstrijdig zijn. Een verzekeraar kan niet altijd ieder onderdeel van een onderzoek direct volledig verstrekken, bijvoorbeeld als daarmee een onderzoek wordt geschaad. Maar dat neemt niet weg dat u voldoende informatie moet krijgen om de kern van het verwijt en de registratie te kunnen begrijpen en betwisten.
Bewaar ondertussen zelf alle relevante documenten. De oorspronkelijke aanvraag, polisvoorwaarden, schadeformulieren, foto’s, e-mails, betaalbewijzen en berichten met een tussenpersoon kunnen belangrijk zijn. Schrijf ook op wanneer u met wie heeft gesproken. Juist kleine verschillen in data, formuleringen of de volgorde van gebeurtenissen kunnen bepalend zijn.
Bezwaar maken tegen een incidentenregister bij verzekering
Bent u het niet eens met de registratie, dan kunt u de verzekeraar gemotiveerd verzoeken om uw gegevens te corrigeren of te verwijderen. Een algemeen bezwaar als ‘ik heb niets verkeerd gedaan’ is meestal niet genoeg. Reageer zo concreet mogelijk op de reden die de verzekeraar noemt.
Soms ligt de nadruk op de feiten: de verzekeraar trekt een conclusie die niet uit de stukken volgt. Soms gaat het om de procedure: u bent onvoldoende geïnformeerd, relevante uitleg is genegeerd of de verzekeraar heeft geen deugdelijke belangenafweging gemaakt. En soms zijn de feiten wel gedeeltelijk ongunstig, maar is een lange of externe registratie niet proportioneel. Ook dan kan er reden zijn om verwijdering of verkorting van de duur te vragen.
Let op de formulering van uw reactie. Een ondoordachte verklaring kan later tegen u worden gebruikt. Geef geen erkenning van opzet of misleiding als u de feiten anders ziet of als de verzekeraar zijn verwijt nog onvoldoende heeft onderbouwd. Het kan verstandig zijn eerst het volledige dossier op te vragen en daarna inhoudelijk te reageren.
Komt u er met de verzekeraar niet uit, dan zijn verdere stappen mogelijk. Welke route het beste past, hangt af van de verzekeraar, de aard van de registratie en uw belang bij een snelle oplossing. Een klachtprocedure kan passend zijn, maar wanneer een registratie directe en verstrekkende gevolgen heeft, kan juridische beoordeling nodig zijn. In sommige situaties is een procedure noodzakelijk om verwijdering, rectificatie of een nieuwe belangenafweging af te dwingen.
Laat de gevolgen niet onderschatten
Een incidentenregistratie is geen eindstation, maar ook geen beslissing die u moet laten rusten. Verzekeraars hebben ruimte om integriteit te beschermen, maar die ruimte kent duidelijke grenzen. Zeker wanneer uw verzekering is beëindigd, een nieuwe aanvraag wordt afgewezen of een externe registratie uw financiële mogelijkheden beperkt, is een snelle en inhoudelijk onderbouwde reactie van belang.
BBS Advocaten beoordeelt verzekeringsgeschillen vanuit het belang van de verzekerde. Een zorgvuldige blik op de feiten, de polisvoorwaarden, het onderzoek en de proportionaliteit van de registratie kan duidelijk maken welke stap in uw situatie het meeste effect heeft.
